terça-feira, 23 de fevereiro de 2010

Como funciona a Função ProcV no Excel

Essa postagem é sobre uma função de banco de dados do Excel que desperta muita curiosidade e frustração também, quando ela não dá certo.... vamos conhecer um pouco mais a função PROCV....

A função PROCV permite realizar uma consulta numa base de dados que for especificada na fórmula. Devemos definir o intervalo da base de dados e a coluna que deverá ser feita a pesquisa. Com um exemplo fica melhor para entender:

Inicie o Excel e em uma planilha nova, digite os dados conforme o exemplo abaixo.

Todos os dados dessa planilha são fictícios.

Nesse exemplo foram digitadas apenas 6 linhas de dados, mas poderia ser uma planilha com milhares de linhas. Faremos uma consulta pelo nome da empresa e o Excel retornará todos os dados referentes á empresa pesquisada, como o CNPJ, Endereço, telefone e a pessoa para Contato. Agora digite ao lado da tabela anterior, os campos que exibirão os resultados da pesquisa da função PROCV. Observe as letras das colunas...
Usaremos essas células vazias a direita dos textos, para exibir os resultados da pesquisa.
Clique na célula H3 e digite a fórmula abaixo:

Vamos ver a fórmula usada:
=PROCV => é a função que realiza a busca dos dados solicitados pelo usuário;
H2 = é a célula onde a solicitação será digitada
; = separam os argumentos da fórmula
A2:E9 = é o intervalo da base de dados
; = separam os argumentos da fórmula
2 = é o número da coluna à esquerda onde o Excel fará a pesquisa que equivale a coluna B da tabela
; = separam os argumentos da fórmula
FALSO = Tipo – é um valor lógico (Falso ou Verdadeiro) que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada.

Depois de digitar a fórmula, pressione a tecla ENTER. Nessa célula vai aparecer uma mensagem de erro assim: #N/D. Isso é normal porque a função foi buscar os dados na célula H2 e ela está vazia. No momento em que o nome da empresa for digitado na célula H2 essa mensagemd e erro é substituída pelo dado procurado pela função.

Na célula H4, é necessário digitar a mesma fórmula, alterando apenas o número da coluna em que será feita a pesquisa na base de dados. Veja que nessa célula será exibido o endereço da empresa e a coluna endereço é a C, a terceira coluna da tabela. Veja a fórmula:

=procv(H2;A2:E9;3; FALSO)

Na célula H5, é necessário, também, digitar a mesma fórmula, alterando apenas o número da coluna em que será feita a pesquisa na base de dados. Veja que nessa célula será exibido o telefone da empresa e a coluna endereço é a D, a quarta coluna da tabela. Veja a fórmula:

=procv(H2;A2:E9;4; FALSO)

E para finalizar, na célula H6, digitaremos a fórmula, alterando o número da coluna em que será feita a pesquisa na base de dados. Veja que nessa célula será exibido o nome da pessoa para contato da empresa e a coluna endereço é a E, a quinta coluna da tabela. Veja a fórmula:

=procv(H2;A2:E9;5; FALSO)

Depois de digitar a fórmula em todas as linhas, digite um nome da empresa em H2. Observe que o Excel busca os dados relativos à essa empresa na base de dados e os organiza nas células subjacentes ao título.
Para facilitar e otimizar a fórmula, podem ser usadas referências absolutas nos endereços, travando as células, mas isso é assunto para uma próxima postagem.
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